No mundo dos negócios é inevitável ter que lidar com os riscos e surpresas desagradáveis que ameaçam a lucratividade da empresa e podem até destruí-la. É por isso que um gestor, acima de tudo, precisa consolidar uma base confiável de dados e inteligência para sua tomada de decisão, capaz de antecipar problemas para gerenciar a prevenção ou a mais eficiente reação diante dos riscos empresariais envolvidos na gestão. Riscos tributários, riscos de ficar sem caixa e de pagar mais juros, riscos de insucesso no plano de negócios, risco de perder talentos, de ficar sem crédito, os riscos de comprar demais ou de faltar no estoque, o risco de não estar na direção correta… São múltiplos os riscos envolvidos na gestão de qualquer negócio, logo a primeira etapa para uma gestão de riscos eficaz é reconhecer todas as ameaças e, principalmente, tirar proveito das oportunidades que o adequado conhecimento oferece. A gestão de riscos precisa estar no radar, integrando todas as áreas da empresa. Neste artigo, vamos esclarecer os principais pontos de vulnerabilidade de uma empresa e como podem ser tratados sob a ótica da Gestão de Riscos. Gestão de desempenho DRE - Demonstrativo de Resultados do Exercício No DRE é apresentada a formação do lucro ou prejuízo do exercício social mediante a confrontação das receitas e das despesas incorridas no período. As informações registradas no DRE referem-se a: · Receita Operacional Bruta · Deduções da Receita Bruta · Receita Operacional Líquida · Lucro Bruto · Despesas Operacionais · Lucro Operacional · Resultados Não Operacionais · Resultado da Correção Monetária do Balanço · Lucro antes do Imposto de Renda · Provisão para o Imposto de Renda · Participações Estatutárias ou Contribuições · Lucro Líquido do Exercício O demonstrativo é uma espécie de mapa do tesouro disponível para avaliar o desempenho da empresa. Além disso, é possível realizar um diagnóstico tributário para reduzir a carga de impostos. Igualmente importante é automatizar o processo de lançamento contábil e garantir os dados cadastrados, pois qualquer equívoco no lançamento poderá levar a empresa a não apresentar um DRE fiel ao resultado contábil e, como consequência, enfrentará riscos desnecessários como: · Risco no Plano de Negócios = uma fonte de dados irreais, como um DRE imperfeito, vai gerar algum tipo de prejuízo e impactará diretamente no alcance dos objetivos da empresa. · Risco na Rentabilidade Real = da mesma forma, a consequência de um DRE imperfeito no final do exercício será o pagamento do imposto de renda acima do esperado, colocando a empresa em situação de perder toda a sua lucratividade. Para acompanhar o seu melhor desempenho, um gestor deve acessar uma base robusta de dados e inteligência, que inspire as melhores decisões, planos de ação e resultados. Gestão Financeira DFC - Demonstrativo de Fluxo de Caixa Conhecidos como o sangue que corre pelas veias da empresa, os fluxos de caixa devem ser o foco principal do gestor financeiro, seja nas finanças rotineiras ou no planejamento e tomada de decisões. Os fluxos de caixa operacionais constituem as entradas (fontes) e saídas (usos) de caixa diretamente relacionadas à venda e produção de bens e serviços durante um dado período. Melhor dizendo, é através dos fluxos de caixa que o gestor consegue enxergar com clareza se a empresa está indo bem ou se precisa tomar novos rumos. No âmbito financeiro, é importante não confundir Fluxo de Caixa e Capital de Giro e o uso dos recursos alocados: Fluxo de Caixa O Fluxo de Caixa representa o financiamento de curto prazo de uma empresa abrangendo valores devidos a fornecedores (contas a pagar), funcionários e governo (despesas a pagar), bancos (empréstimos bancários), entre outros. Capital de Giro O Capital de Giro representa a porção do investimento para estoques. Não entender essa distinção de recursos refletirá em diversos riscos para a empresa: · Risco de Caixa = uso do recurso destinado às despesas rotineiras para investir em estoque. Como consequência, incidirá juros pelo atraso no pagamento das despesas. · Risco de Juros = o atraso no pagamento das despesas rotineiras incidirá juros e multa impactando a previsão de gastos. · Risco de Crédito = uma empresa que atrasa as suas obrigações possui um score de crédito baixo, dificultando a aquisição de financiamentos e empréstimos bancários. Quando não são negados, o cálculo dos juros sobre o valor a ser financiado é aumentado pelo histórico de mau pagador. Para prevenir os riscos financeiros, um gestor deve possuir uma base acessível de dados e inteligência, que fortaleça sua tomada de decisão e direcione a mais qualificada gestão financeira. Gestão contábil - Matriz Financeira Sempre que você pensa em melhorar a gestão do seu negócio é preciso entender como o dinheiro está entrando e como está saindo. As contas a pagar resultam de transações de compras de mercadorias. A meta da empresa é estender o prazo de pagamento ao máximo, sem prejudicar seu crédito. Isso significa que as contas devem ser pagas no último dia possível, conforme definido pelo fornecedor. Por exemplo, se os termos forem em 30, a conta deverá ser paga 30 dias após o início do período de crédito, que costuma ser a data da fatura ou o final do mês em que ocorreu a compra. Isso permite o uso máximo do empréstimo sem juros concedido pelo fornecedor, sem prejudicar o crédito da empresa. O mesmo controle deve ocorrer com as contas a receber. Quanto tempo em média uma empresa leva para receber pelas suas vendas? Esse dado pode variar conforme o meio de recebimento estabelecido e a capacidade de sustentação do seu capital de giro. Em alguns casos, é mais vantajoso receber por meio de boletos em comparação aos cartões de crédito. Uma boa negociação bancária poderá viabilizar a emissão de boletos com taxa mínima ou até mesmo a sua isenção. Geralmente, a empresa que oferece a modalidade de pagamento via cartão de crédito pensa em oferecer facilidade ao seu cliente, mas também se preocupa com a antecipação de recursos dado a sua necessidade de caixa, mesmo que o resultado financeiro não seja tão satisfatório. Matriz Financeira, nesse caso, não deve ser confundida com fluxo de caixa. Trata-se de procedimentos estratégicos bem definidos quanto ao prazo e forma de pagamento e recebimento para que haja coerência financeira na gestão de curto e médio prazo. Uma empresa sem matriz financeira correrá o Risco da Extinção de Recursos, tendo em vista a falta de controle de entradas e saídas de valores. Por exemplo, compras parceladas em 3 vezes e recebimentos parcelados em 12x no mesmo período. Para prevenir riscos na operação, o gestor deve possuir uma base precisa de dados e inteligência, capaz de promover decisões alinhadas para adequada gestão contábil do negócio. Gestão de Impostos - Matriz Fiscal e Tributária É necessário esclarecer que a matéria tributária não se refere somente à emissão de notas fiscais, inclusive, um negócio coerente, sólido e que planeja o crescimento, nunca questionará se deve ou não emitir uma nota fiscal. A Matriz Tributária dará o entendimento sobre qual o melhor regime tributário e qual oferece maiores benefícios: Lucro Real ou Simples Nacional. A falta de conhecimento, ou a falta de uma Matriz Tributária, fará o empresário investir muito tempo no regime Simples Nacional correndo o Risco de Pagar mais Impostos, enquanto no regime de Lucro Real ele poderá usufruir de diversos meios legais e éticos para reduzir os valores a pagar pelo imposto. Usaremos os custos com software para ilustrar esse entendimento: atualmente, qualquer tipo de licenciamento possui 34% de benefício fiscal no regime de Lucro Real, ou seja, toda nota de software recebida será abatida de 34% dos impostos federais e estaduais. Esse benefício não é restrito a softwares, também são considerados maquinários diversos, dentre outros, porém, é restrito ao regime de Lucro Real. O mesmo vale para os casos de bitributação, quando a União, estados e municípios cobram o mesmo tributo no período, mas é possível desmembrar a cobrança e, consequentemente, pagar menos imposto. Para o adequado diagnóstico, o gestor precisa acessar uma confiável base de dados e inteligência, integrando uma consultoria especializada para avaliar esses e outros benefícios, aplicá-los legalmente e sem prejuízo para a empresa, promovendo uma adequada gestão de impostos. Gestão de pessoas Análise de perfil, desempenho e reconhecimento O desafio de lidar com pessoas é cotidiano. Um gestor precisa ajudar a transformar o talento específico de uma pessoa em desempenho, ao mesmo tempo que precisa qualificar suas fragilidades. E preciso saber avaliar seu desempenho rotineiramente. Um gestor também precisa reconhecer aqueles que se destacam e dar a devida recompensa. Gestores só terão sucesso quando forem capazes de identificar essas diferenças entre profissionais e de fazer uso delas, desafiando cada funcionário a se sobressair a seu próprio modo. Em vez de tentar mudar os funcionários, deve-se identificar as aptidões singulares que serão usadas para se destacarem e adequá-las à função. A título de exemplo, um bom vendedor não terá características emocionais ou analíticas acentuadas. Provavelmente, um funcionário com este perfil estará melhor alocado na área financeira. Já um perfil para vendas requer comunicação, persuasão, entusiasmo, otimismo e, principalmente, saber se relacionar com facilidade. Quando um negócio não avalia perfis, aumenta os riscos de insucesso na sua operação. Se a empresa não sabe avaliar desempenhos, aumenta os riscos de ineficiência da equipe. E sem um adequado plano de reconhecimento e carreira, pode correr os riscos de perder seus melhores talentos. Para gerenciar todas essas variáveis, o gestor precisa organizar uma adequada base de dados, conhecimentos e inteligência, influenciando as melhores práticas para gestão de pessoas. Gestão por Processos Como afirmou o engenheiro de software Grady Brooch: “boas pessoas com um bom processo, superarão sempre boas pessoas sem nenhum processo”. O poder dos processos está sempre em seu resultado, garantindo maior eficiência na execução das atividades rotineiras. De início, a empresa orientada a processos pode parecer menos produtiva, mas, no longo prazo, o retorno é garantido e sustentável. Uma empresa sem processos gera uma sólida e complexa rede de riscos financeiros, de pessoal, operacionais, tributários, etc. É inconcebível imaginar um negócio sem informações reais sobre quantos produtos tem em estoque, quais os valores destinados aos fluxo de caixa e capital de giro (em alguns casos os recursos se confundem) ou algo tão básico, mas muito importante como a emissão de notas fiscais. Para gerenciar um negócio de forma plena é fundamental estabelecer uma metodologia de processos para alcançar a excelência da organização, sustentada por uma robusta base de dados e inteligência. Consultorias Como vimos até aqui, são diversas variáveis envolvidas na eficiente gestão de uma empresa. Logo, poder contar com suporte consultivo de especialistas é sempre um excelente negócio. Iniciar uma avaliação interna das operações, processos e gestão financeira, passando por uma adequada análise de mercado capaz de mapear percepções sobre como evoluir seus serviços e produtos e entender o que os consumidores querem, coletando informações estratégicas ligadas ao negócio para evoluir e saber se comunicar de forma adequada. E, principalmente, entender a fundo o seu próprio negócio. Múltiplas variáveis exigem múltiplos conhecimentos. Sem conhecimentos atualizados, um negócio corre o risco de se tornar rapidamente obsoleto e ser ultrapassado, logo, perder relevância e quebrar. A ajuda especializada será capaz de diagnosticar se a empresa está no rumo certo e fazer os ajustes de rota quando necessários. Um gestor deve ser capaz de avaliar quando necessita de uma consultoria especializada, capaz de ajudar a identificar seus problemas e reconhecer as oportunidades para desenvolver evoluções e inovações. Sem uma completa base de dados, conhecimentos e inteligência, o seu negócio não será capaz de prosperar. A Overflow aproxima de você dados e inteligência. Sua tomada de decisão com mais agilidade, precisão e segurança ao integrar o conhecimento de profissionais especializados a um sistema robusto em soluções ERP. Soluções e consultoria especializadas no segmento automotivo (centros automotivos, concessionárias de automóveis, máquinas agrícolas, motos, lojas de autopeças, lojas multimarcas, locadoras, recapeadoras de pneus, etc.). Um sólido suporte consultivo, capaz de facilitar o entendimento e a utilização da tecnologia, para evoluir controles, análises e o resultado do seu negócio, uma jornada mais amigável para sua gestão, com foco no aumento de receitas, redução de ineficiências e a plena satisfação do seu cliente. Fale agora com um dos nossos consultores.